DIRIGIR NUESTRA VIDA CON EFICACIA. TENER UN PLAN DE ACCIÓN

  El arte de la gestión eficaz del tiempo. Pensar antes de actuar

La planificación nos ayuda a crear un marco de referencia de las actividades que tenemos que llevar a cabo para el cumplimiento de nuestros objetivos. También nos ayuda a establecer unos plazos de ejecución a nuestras tareas, y a trabajar con previsión, evitando el limitarse a reaccionar a las circunstancias que se vayan presentando.

Algunas personas dejan de lado la planificación porque están demasiado enfocadas solo en la acción.  Prefieren estar en actividad, siempre haciendo cosas, en lugar de pararse a pensar en lo más adecuado y necesario a cada momento. El resultado de esta falta de planificación es que las personas reaccionan a las cosas que suceden en sus vidas de manera impulsiva en lugar de dar respuestas pensadas y estudiadas.

Planificar es una forma de anticipar y prever acontecimientos y generar posibles actuaciones.

 Las preguntas iniciales de la planificación:

n  Resultados: ¿Cuales son mis objetivos?¿Qué espero conseguir?

n  Actividades:¿Qué tengo que hacer para conseguir estos resultados?

n  Prioridades: ¿Cuales son las prioridades principales?

n  Plazos: ¿Para cuando tiene que estar?

n  Estimación de los tiempos: ¿Qué tiempo necesitaré para realizar cada tarea?

n  Horario: ¿Cuando realizaré cada actividad?

n  Flexibilidad: Cuanta flexibilidad tengo que tener ante las situaciones inesperadas que no puedo controlar

n  Motivación: ¿Por qué quiero hacerlo?

n  Delegación: ¿Quien más puede participar?

La planificación debe ser ágil y flexible. Es decir, decidir en ella lo que se quiere alcanzar, que actividades se considera que son necesarias para lograrlo, cuales son los recursos que se necesitan, y en que momento se tienen que iniciar y terminar las actividades para  de nuevo planificar las siguientes.

A la hora de planificar tu tiempo, siempre piensa en resultados, no solo en tareas. Cuando tengas claro el resultado que quieras conseguir, traza un plan de acción, asignando las tareas que sean necesarias para lograr el objetivo. Cuando se tiene una meta clara, y se trata de un objetivo verdaderamente deseado, es muy fácil poner en marcha el mecanismo de entusiasmo y pasión.

“No olvides, primero resultados, luego tareas”.

¿Qué ventajas nos reporta la planificación de nuestro tiempo?

- Ahorrar y ganar tiempo para las tareas y objetivos realmente importantes.

-  Tener una visión panorámica sobre todos los proyectos, tareas y actividades.

-  Menos tensión y estrés, y más previsión del curso del día.

-  Los planes de trabajo escritos suponen una descarga de trabajo para nuestra mente.

-  Se permanece más concentrado y se pueden controlar mejor las distracciones.

 Consejos para organizarse mejor y gestionar el tiempo con efectividad

l.-Una encuesta hablaba de 17. 5 días perdidos cada año buscando papeles. Organízate.

2.- Simplifica tu vida, tu comida, tu  ropero

3.- Delega - temprano.

4.-Basura. Deshazte de todo lo que no quieras.

5.-Escucha verdaderamente lo que la gente quiere en vez de hacerlo superficialmente.

6.-Habla menos.

7.-Permítete tiempo para pasear, viajar.

8.- Ten a mano la información que necesites.

9.-Disciplina.

10.-Buen descanso.

11.-Si te sobra tiempo mira tu agenda y comienza algo nuevo, ó bien relájate adecuadamente, no pases el tiempo holgazaneando y cotilleando.

12.-Compra en grandes cantidades con una sola lista.

13.-Revisa cómo vas a todos los niveles.

14.- Ten ordenada la casa y la mesa de trabajo.

15. -Disfruta el ahora, aprovecha cada momento, no te quedes atrapado en tu rutina de forma que te desequlibres con las situaciones de la vida cotidiana.

16.-Fija plazos para todas las tareas y procura cumplirlos.

17.-Haz las cosas que requieran máxima capacidad mental cuando estás en tu mejor momento.

18.-Pospón todo lo que no es importante.

19.-Analiza tus interrupciones, torna medidas para evitarlas o disminuirlas.

20.-Haz sólo una cosa a la vez.

21.-Planifica tus llamadas telefónicas. Prepara una nota breve de lo que deseas decir o averiguar.

22.-Sé selectivo. Aprende a decir que no. Acostúmbrate a preguntar: ¿Soy la persona correcta para esta tarea?

23.-Evita el llevarte trabajo a casa.

24.-Haz las cosas lo suficientemente bien. Evita el perfeccionismo exagerado, esto te dejará más tiempo para las cosas importantes.

25.-Ten expectativas realistas de lo que puedes hacer en un día.

26.-Piensa primera, después actúa. Nada es tan urgente como para no poder pararte a tomar una decisión.