El
arte de la gestión eficaz del tiempo. Pensar antes de actuar
La planificación nos ayuda a crear un marco de
referencia de las actividades que tenemos que llevar a cabo para el
cumplimiento de nuestros objetivos. También nos ayuda a establecer unos plazos
de ejecución a nuestras tareas, y a trabajar con previsión, evitando el
limitarse a reaccionar a las circunstancias que se vayan presentando.
Algunas personas dejan de lado la planificación porque
están demasiado enfocadas solo en la acción.
Prefieren estar en actividad, siempre haciendo cosas, en lugar de
pararse a pensar en lo más adecuado y necesario a cada momento. El resultado de
esta falta de planificación es que las personas reaccionan a las cosas que
suceden en sus vidas de manera impulsiva en lugar de dar respuestas pensadas y
estudiadas.
Planificar es una forma de anticipar y prever
acontecimientos y generar posibles actuaciones.
Las preguntas
iniciales de la planificación:
n Resultados: ¿Cuales son mis objetivos?¿Qué espero
conseguir?
n Actividades:¿Qué tengo que hacer para conseguir estos
resultados?
n Prioridades: ¿Cuales son las prioridades principales?
n Plazos: ¿Para cuando tiene que estar?
n Estimación de los tiempos: ¿Qué tiempo necesitaré para
realizar cada tarea?
n Horario: ¿Cuando realizaré cada actividad?
n Flexibilidad: Cuanta flexibilidad tengo que tener ante las
situaciones inesperadas que no puedo controlar
n Motivación: ¿Por qué quiero hacerlo?
n Delegación: ¿Quien más puede participar?
La planificación debe ser ágil
y flexible. Es decir, decidir en ella lo que se quiere alcanzar, que
actividades se considera que son necesarias para lograrlo, cuales son los
recursos que se necesitan, y en que momento se tienen que iniciar y terminar
las actividades para de nuevo planificar
las siguientes.
A la hora de planificar tu
tiempo, siempre piensa en resultados, no solo en tareas. Cuando tengas claro el
resultado que quieras conseguir, traza un plan de acción, asignando las tareas
que sean necesarias para lograr el objetivo. Cuando se tiene una meta clara, y se trata de un
objetivo verdaderamente deseado, es muy fácil poner en marcha el mecanismo de
entusiasmo y pasión.
“No olvides, primero
resultados, luego tareas”.
¿Qué
ventajas nos reporta la planificación de nuestro tiempo?
- Ahorrar y
ganar tiempo para las tareas y objetivos realmente importantes.
- Tener una
visión panorámica sobre todos los proyectos, tareas y actividades.
- Menos tensión
y estrés, y más previsión del curso del día.
- Los planes de
trabajo escritos suponen una descarga de trabajo para nuestra mente.
- Se permanece
más concentrado y se pueden controlar mejor las distracciones.
Consejos para organizarse mejor y gestionar el
tiempo con efectividad
l.-Una
encuesta hablaba de 17. 5 días perdidos cada año buscando papeles. Organízate.
2.- Simplifica tu vida, tu comida, tu ropero
3.- Delega - temprano.
4.-Basura. Deshazte de todo lo que no quieras.
5.-Escucha verdaderamente lo que la gente quiere en
vez de hacerlo superficialmente.
6.-Habla menos.
7.-Permítete tiempo para pasear, viajar.
8.- Ten a mano la información que necesites.
9.-Disciplina.
10.-Buen descanso.
11.-Si te sobra tiempo mira tu agenda y comienza
algo nuevo, ó bien relájate adecuadamente, no pases el tiempo holgazaneando y
cotilleando.
12.-Compra en grandes cantidades con una sola lista.
13.-Revisa cómo vas a todos los niveles.
14.- Ten ordenada la casa y la mesa de trabajo.
15. -Disfruta el ahora, aprovecha cada momento, no
te quedes atrapado en tu rutina de forma que te desequlibres con las
situaciones de la vida cotidiana.
16.-Fija plazos para todas las tareas y procura
cumplirlos.
17.-Haz las cosas que requieran máxima capacidad
mental cuando estás en tu mejor momento.
18.-Pospón todo lo que no es importante.
19.-Analiza tus interrupciones,
torna medidas para evitarlas o disminuirlas.
20.-Haz sólo una cosa a la vez.
21.-Planifica tus llamadas telefónicas. Prepara una
nota breve de lo que deseas decir o averiguar.
22.-Sé selectivo. Aprende a decir que no.
Acostúmbrate a preguntar: ¿Soy la persona correcta para esta tarea?
23.-Evita el llevarte trabajo a casa.
24.-Haz las cosas lo suficientemente bien. Evita el
perfeccionismo exagerado, esto te dejará más tiempo para las cosas importantes.
25.-Ten expectativas realistas de lo que puedes
hacer en un día.
26.-Piensa primera, después actúa. Nada es tan
urgente como para no poder pararte a tomar una decisión.
